PENGERTIAN SURAT
Surat adalah alat komunikasi yang dibuat secara tertulis untuk menyampaikan berita/informasi dari seseorang/lembaga/instansi kepada seseorang/lembaga/instansi dengan mengikuti aturan dan bentuk tertentu.
Untuk dapat membuat surat yang baik, Anda harus memenuhi kriteria di bawah ini,yaitu:
Ø Bahasa yang digunakan sesuai dengan etika, estetika, dan logika
Ø Menarik, padat, dan jelas
Ø Bahasa yang digunakan dapat mewakili isi dan tujuan surat.
Selain memiliki kriteria surat juga memiliki fungsi yaitu :
l Duta penulis/organisasi, untuk berhadapan dengan teman bicara sehingga
isi surat menggambarkan citra penulis.
l Dokumen tertulis, yaitu untuk bukti nyata hitam di atas putih.
l Pedoman kerja, untuk membuat keputusan/kebijakan berikutnya.
l Alat pengingat, yaitu dapat diarsipkan dan dilihat jika diperlukan.
l Bukti historis/sejarah, yaitu menggambarkan perkembangan sebuah instansi/lembaga.
Bagian-bagian surat :
1. Letter head adalah Kepala/kop surat, terdiri dari; Nama instansi, ditulis dengan huruf kapital/huruf besar Alamat instansi, ditulis dengan variasi huruf besar dan kecil, Logo instansi terletak paling atas.
Dimana kepala surat ini terdiri dari beberapa unsur yaitu:
Ø Unsur Utama
Berupa: nama perusahaan, alamat, nomor telepon.
Ø Unsur Tambahan
Berupa: Logo atau simbol, bidang usaha.
2. Number of Letter adalah Nomor surat, yakni urutan surat yang dikirimkan.
3. Enclosure adalah Lampiran yaitu Bertujuan untuk memberi tahu berapa banyak lampiran yang dilampirkan.
Contoh : Lampiran 2 berkas.
4. Subject adalah Hal yaitu berupa garis besar isi surat.
5. Date adalah Tanggal surat (penulisan di sebelah kanan sejajar dengan nomor surat) Untuk memberi informasi kapan surat tersebut ditulis, nama bulan tidak boleh disingkat atau ditulis dengan angka.
Contoh :
Ø British style
16 Agustus2011
Gaya penulisan tanggal British style sama dengan gaya penulisan tanggal pada gaya bahasa Indonesia. Hanya saja pada British style ditambahkan akhiran bilangan bertingkat seperti 1st, 2nd, 3rd, dst. Posisi tanggal terletak di kanan atas surat.
Ø American style
Oktober 07, 2011
Gaya penulisan tanggal American style nama bulan ditempatkan di posisi awal disusul tanggal di akhiri tanda koma dan tahun. Posisi tanggal terletak di kiriatas.
6. Inside Address adalah Alamat yang dituju (terletak di sebelah kanan surat pembaca)
Contoh :
Yth Dr.Hambali
Jalan sudirman IV.N0.55
Palembang
Sumatra Selatan
7. Salutation adalah Pembuka/salam pembuka yaitu salam hormat kepada penerima surat (diakhiri tanda koma).
Contoh :
British style : Dear Sir, Dear Miss, Dear Mrs.
American style : Dear Sir
8. Body of the letter adalah Isi surat
Terdapat isi surat yang ditulis. Yang memiliki paragraf pembuka surat, paragraf isi surat(inti surat yang diinformasikan pada pembaca).
9. Complementary close adalah Penutup surat, berisi
- salam penutup : Salam penutup dari sebuah isi surat berfungsi untuk menunjukkan rasa hormat penulis.
- jabatan :
Ialah sekumpulan PEKERJAAN (JOB) yang berisi tugas-tugas yang sama atau berhubungan satu dengan yang lain, dan yang pelaksanaannya meminta kecakapan, pengetahuan, keterampilan dan kemampuan yang juga sama meskipun tersebar di berbagai tempat.
l Britsh style
Dear Madam, Dear Sirs, Dear Mr, Dear Miss, Dear Mrs, Yours Sincerely, Sincerely, With Best Wishes.
l American style
Sir, Madam, Gentlemen, Your Obedient Servant, Sincerely Yours.
10. tanda tangan/nama (biasanya disertai nomor induk pegawai atau NIP)
11. Carbon copy notation adalah tembusan surat yaitu : Untuk menginformasikan kepada pembaca, bahwa surat tersebut yang ditulis dikirimkan juga kepada pihak yang perlu ikut mengetahui isi surat yang ditulis.
12. Inisial
Mengetahui siapa yang pengetik surat, yang bertujuan jika ada kesalahan dapat dihubungi. Nama pengonsep disingkat huruf kapital, sedangkan nama pengetik disingkat huruf kecil.
1. Form And Style Of English business Letter à
Bentuk penulisan surat atau format surat yang lazim dipergunakan ada 5 bentuk, yaitu:
1. Bentuk lurus penuh (full block style)
Jeni ssurat yang pengetikannya dimulai dari margin kiri. Jarak penulisan paragraf yang satu dengan paragraf yang lainnya diberi spasi satu baris garis pinggir kiri 20 dan kanan 80 kota dan tanggal diketik mulai dari pinggir kiri setelah 2 kali dari inisial. Salam penutup diketik mulai dari pinggir sebelah kiri setelah diketik 2 kali.
2. modified block style
Penempatan tanggal, penempatan tanda tangan,alamat diletakkan sebelah kanan dan beberapa bagian surat lainnya ditempatkan di sebelah kanan.
3. Bentuk setengah lurus (semi block style)
Pada surat berbentuk setengah lurus, semua bagian surat diketik seperti bentuk lurus, kecuali isi surat. Setiap alinea baru diketik sesudah lima ketukan dari margin kiri. Alinea yang satu dengan alinea yang lainnya tidak diberi jarak. Dimana posisi nomor surat,lampiran,hal,yth berada di sebelah kiri,sedangkan posisi tanggal,salam penutup,tanda tangan,berada di sebelah kanan.
4. Bentuk lekuk (indented style)
Mempunyai bentuk berlekuk/bergigi. Sedangkan untuk format paragrapnya sama dengan Semi block style. Berbeda dengan gaya penulisan alamat dengan surat lainnya, cara penulisan alamat pada Indented style diletakkan di sebelah kanan, seperti yang terlihat pada gambar diatas.dimna disini posisi suratnya tidak rata tp penulisan tanggal,salam penutup,tanda tangan bnerada diposisi kanan.sedangkan nomor surat lampiran,hal berada di sebelahkiri surat dan penulisannya tidak rata/bergerigi.
5. Bentuk paragraf menggantung (hanging paragraph)
Pada Hanging style format paragrapnya menggantung, atau lebih condong kekiri sedangkan Semi block style setiap paragrap baru diberi jarak penulisan,
atau penulisan paragrapnya lebih kedalam.Dimana posisi nomor surat,lampiran,hal,yth berada di sebelah kiri,sedangkan posisi tanggal,salam penutup,tanda tangan,berada di sebelah kanan.
Sumber :
http://www.scribd.com/doc/37855873/Pengertian-Surat-Dan-Jenis-jenis-Surat
http://gedeiwan.files.wordpress.com/2009/12/contoh-format-surat.pdf
http://www.crayonpedia.org/mw/Menulis_surat_dengan_memperhatikan_jenis_surat_12.1_Mokhamad_Irman
http://www.savvy-business-correspondence.com/ModifiedBlockBizLetter.html
